Notre fichier client est notre eldorado, notre Saint Graal, notre trésor !

Sans fichier client, point de prospection, point de fidélisation. Et, si vous avez un fichier client, soyez en règle avec la loi. La CNIL ne pardonne aucune infraction et les peines encourues sont lourdes :

5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amendes.

Alors, ne négligeons pas ce point.

Rassurez-vous, j’ai appelé la CNIL et leur ai demandé comment cela se passe lorsque l’on est esthéticienne à domicile et que l’on souhaite constituer un fichier client afin de les conseiller au mieux.

Ils m’ont répondu la chose suivante :

Que vous ayez ou non votre fichier en base de données dans un logiciel (annuaire, CRM et autres)

Que vous conserviez ce fichier sur Excel, Word, etc.

Par l’intermédiaire de l’application Ead Pro de By-iki, que je vous avais conseillé, il y a quelques semaines.

Vous devez déclarer votre fichier client en Norme 48.

Et là, de me dire : la Norme 48 , kézako ?

Alors la Norme 48 , qu’est-ce, en fait ?

C’est simple, c’est une manière de déclarer son fichier auprès de la CNIL. Les esthéticiennes à domicile entrent dans le cadre de l’entreprise privée et le fichier dans le cadre de la relation clientèle. Vous avez donc des obligations à tenir vis-à-vis de votre client. Des informations que vous pouvez ou non collecter.
Ainsi, il vous sera interdit de collecter « des données à caractère personnel qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou les appartenances syndicales des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à l’orientation sexuelle de celles-ci », sans le consentement exprès de l’intéressé.

Mais cela ne s’arrête pas là. Aussi, je vous invite à lire cette page de la CNIL concernant les informations que vous pouvez collecter et ce que vous pouvez en faire :

 

Déclarez votre fichier : comment fait-on ?

C’est assez simple et gratuit.

Vous devez vous rendre sur cette page : https://www.declaration.cnil.fr/declarations/declaration/declarant.display.action

Vous rentrez vos coordonnées en précisant le N° de SIREN etc.

Puis vous passez à l’étape suivante. Vous arrivez sur la rubrique finalité. Et c’est à ce moment-là qu’il est important de savoir que vous devez déclarer vos fichiers en Norme 48.

En effet, vous pouvez déclarer divers fichiers. Mais pour vous, en l’occurrence, il en faudra qu’un, mais vous pouvez en déclarer jusque 5.

Sélectionner le fichier 1 et dans la section choisissez NS-48 fichiers clients-prospects.

Valider et passer à l’étape suivante. Il ne restera plus qu’à mettre les coordonnées de contact et l’identification du responsable (vous) et de la valider.

Et voilà, vous recevrez un message de la part de la CNIL pour valider votre déclaration et mettre en œuvre votre traitement.

 

Informer votre cliente

J’ai demandé à la CNIL s’il fallait faire signer un document aux clientes. Ils m’ont répondu que non, mais qu’il fallait avertir cette dernière de son droit à refuser tout traitement de ses données. Précisez-lui que vous n’allez pas revendre ses coordonnées.

Des mentions sont à écrire si vous collectez ses données via un formulaire en ligne (par un site internet, Facebook, jeux-concours, etc.), par courrier ou par email.

 

Voici la mention obligatoire à faire figurer sur toutes vos correspondances de collecte d’informations :

………………………… (Veuillez indiquer l’identité du responsable du traitement)

« Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à… (Veuillez préciser la finalité). Les destinataires des données sont:……………………… (précisez).

Conformément à la loi “informatique et libertés” du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à…………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse).

Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

Toutefois, si un jour vous envisagez de collaborer avec une autre personne (coiffeur, salle de sport) et que vous l’autorisez à prospecter votre clientèle, vous devrez informer vos clientes et leur demander leur autorisation.

La mention sera alors différente

 

Voici le modèle si vous ne cédez pas le mail à votre partenaire :

………………………… (Veuillez indiquer l’identité du responsable du traitement)

“Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à… (Veuillez préciser la finalité). Les destinataires des données sont :……………………… (précisez).

Conformément à la loi ‘informatique et libertés’ du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à…………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse).

Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

Ces informations sont nécessaires à notre société pour traiter votre demande.

Elles sont enregistrées dans notre fichier clients et peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification auprès de notre service clientèle [précisez ici les coordonnées de ce service].

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées par nos partenaires à des fins de prospection, veuillez cocher la case ci-contre

→ mettre une case à cocher

 

Si en plus vous cédez l’email, vous devez ajouter la mention suivante :

Ces informations sont nécessaires à notre société pour traiter votre demande.

Elles sont enregistrées dans notre fichier de clients et peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification auprès de notre service clientèle.

Si vous souhaitez recevoir des propositions commerciales de nos partenaires par voie électronique, merci de cocher la case ci-contre

→ mettre une case à cocher

 

Cela est valable si votre partenaire prospecte directement votre clientèle. Il a, dans ce cas, accès à votre fichier et envoie ses publicités lui-même, sur la base des renseignements que vous avez collectés.

En revanche, si vous faites de la publicité pour vos partenaires cela est différent.

Vous pouvez conseiller les produits de vos partenaires vous-mêmes, cela n’aura pas d’incidence. Votre fichier vous appartient et votre partenaire n’y a pas accès directement.

Cela semble compliqué, mais c’est la loi… Toutefois, en cas de doutes, de questions, n’hésitez pas à vous informer auprès de la CNIL

Coordonnées complètes :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
8, rue Vivienne
CS 30223
75 083 Paris cedex 02

Tél : 01 53 73 22 22
Fax : 01 53 73 22 00

http://www.cnil.fr/

 

 Crédit photo : Gavel-Stock-Photo/freedigitalphotos.net